4 Zertifizierungsprozess und -zyklus
Der Zertifizierungszyklus besteht aus dem Erstaudit und der Erstzertifizierung sowie den Überwachungsaudits im ersten und zweiten Jahr. In den beiden Folgejahren nach einem Zertifizierungsaudit finden Überprüfungsaudits in verringertem Umfang statt. Die Audits werden immer im selben Quartal des Kalenderjahrs durchgeführt (s. Abb. 1).
Der Zertifizierungsprozess muss die Anforderungen des We-care-Standards erfüllen. Im Rahmen des Audits werden die im Anforderungskatalog definierten Kriterien geprüft und bewertet. Abbildung 2 zeigt, welche Verfahrensschritte zur Erreichung des Zertifikats einzuhalten sind.
5 Auditablauf und -dauer
Das Unternehmen stellt dem Auditor ca. vier Wochen im Voraus oder gemäß vereinbarten Fristen relevante Dokumente und Informationen zur Vorab-Dokumentenprüfung zur Verfügung. Im Rahmen der Vorbewertung werden bereitgestellte Angaben und Nachweise des Unternehmens geprüft. Die Vorbewertung ist fester Bestandteil der Zertifizierung. Im Anforderungskatalog sind exemplarische Nachweise für die Vorbewertung ausgewiesen. Diese Angaben dienen als Orientierung für das Unternehmen und den Auditor.
Auditplan
Die Zertifizierungsstelle erstellt auf der Basis der Vorbewertung und in Absprache mit dem Unternehmen einen Auditplan und legt ggf. Auditschwerpunkte fest. Im Auditplan sollten kurze Zeitsequenzen eingefügt werden, um die Bewertung in der Checkliste bereits während des Audits detailliert vornehmen zu können. Zudem werden die oben genannten Faktoren zur Bestimmung der Auditdauer berücksichtigt.
Die Zertifizierungsstelle erstellt auf der Basis der Vorbewertung und in Absprache mit dem Unternehmen einen Auditplan und legt ggf. Auditschwerpunkte fest. Im Auditplan sollten kurze Zeitsequenzen eingefügt werden, um die Bewertung in der Checkliste bereits während des Audits detailliert vornehmen zu können. Zudem werden die oben genannten Faktoren zur Bestimmung der Auditdauer berücksichtigt.
Der Auditplan umfasst mindestens folgende Schritte:
| • | Eröffnungsgespräch
| ||||||||
| • | Dokumentenprüfung und Validierung der Vorbewertung | ||||||||
| • | Stichprobenprüfung hinsichtlich der Erfüllung der Standardkriterien durch Lieferanten | ||||||||
| • | Betriebsbegehung | ||||||||
| • | Befragung von Mitarbeitenden/Interviews zur Verifizierung der Prozesse | ||||||||
| • | Abschlussgespräch |
Zeitaufwand
Der Zeitaufwand durch die Zertifizierungsstelle liegt abhängig von der Größe des Unternehmens und den betrachteten Handlungsfeldern zwischen drei und fünf Tagen. Dabei können die Zeiten kürzer ausfallen, wenn bestimmte Handlungsfelder schon einen Zertifizierungsstandard haben, wie z. B. EMAS im Umweltmanagement, oder bestimmte Sozialstandards vorliegen wie SMETA, SA 8000 oder eine Fair-Zertifizierung.
Der Zeitaufwand durch die Zertifizierungsstelle liegt abhängig von der Größe des Unternehmens und den betrachteten Handlungsfeldern zwischen drei und fünf Tagen. Dabei können die Zeiten kürzer ausfallen, wenn bestimmte Handlungsfelder schon einen Zertifizierungsstandard haben, wie z. B. EMAS im Umweltmanagement, oder bestimmte Sozialstandards vorliegen wie SMETA, SA 8000 oder eine Fair-Zertifizierung.
Auditdauer
Die Dauer eines Audits ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig und wird unter Einbeziehung folgender Faktoren bestimmt:
Die Dauer eines Audits ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig und wird unter Einbeziehung folgender Faktoren bestimmt:
| • | Anzahl der Mitarbeitenden |
| • | Anzahl der zu auditierenden Standorte (Wurzelberechnung/Stichprobe bei mehreren Produktionsstandorten) |
| • | Art der Tätigkeit des Unternehmens (Hinweis: Einzelhandelsunternehmen oder reine Private-Label-Auftraggeber führen weniger und weniger komplexe standardrelevante Tätigkeiten durch als Hersteller, die selbst ein großes Portfolio an Rohwaren aus Risikoländern einkaufen.) |
| • | Komplexität der Lieferkettenstruktur (z. B. Anzahl der Lieferanten) |
| • | Komplexität der Standorte (reiner Bürostandort oder produzierender Standort) |
| • | Ergebnisse aus vorherigen Audits |
| • | vorhandene Zertifizierungen |
| • | Art des Audits (Zertifizierungs- oder Überprüfungsaudit) |
| • | vom Antragsteller dargelegte Prozesse und Standorte im Geltungsbereich, ggf. inkl. deren Rechtsform |
| • | vom Antragsteller dargelegte für den We-care-Standard relevante Unternehmensaktivitäten inkl. deren Grenzen |
Die Auditdauer wird zwischen der Zertifizierungsstelle und dem zu auditierenden Unternehmen vertraglich vereinbart. Zusätzlich wird die Zeit für die Auditvorbereitung und die Berichtserstellung festgelegt.
Die einzelnen Handlungsfelder sollten folgenden Anteil am Gesamtaudit vor Ort haben:
| • | Unternehmensführung: 30 % |
| • | Lieferkettenmanagement: 30 % |
| • | Umweltmanagement: 20 % |
| • | Mitarbeiterverantwortung: 20 % |
6 Bewertung und Ergebnisberechnung
Grundlage für das Bestehen des Audits und die Zertifizierung ist das Erreichen eines Mindesterfüllungsniveaus. Dieses Basisniveau entspricht einem Erreichungsgrad von mindestens 60 Prozent des individuellen Referenzwerts des Unternehmens. Bei mehr als 80 Prozent des Referenzwerts erhält das Unternehmen das „höhere Level” bescheinigt.
Die Bewertung erfolgt über eine Notenskala von A bis D (s. Tab. 1).
Tabelle 1: Notenskala
Note | Punkte | Bewertung |
A | 20 | Anforderungen auf sehr hohem Niveau umgesetzt„exzellent” |
B | 16 | Anforderungen umgesetzt, geringe Verbesserungsmöglichkeiten„gut” |
C | 8 | Anforderungen teilweise umgesetzt, klarer Verbesserungsbedarf„nicht ausreichend” |
D | 0 | Anforderungen kaum oder gar nicht umgesetzt„nicht umgesetzt” |
Die Berechnung des individuellen Referenzwerts eines Unternehmens wird auf der Basis der maximal erreichbaren Punktzahl aller Kriterien und unter Berücksichtigung der unternehmensspezifischen Gewichtung vorgenommen.
Dabei wird für jedes der vier Handlungsfelder ebenfalls der spezifische Referenzwert gebildet und der tatsächlich erreichten Punktzahl gegenübergestellt und der Erreichungsgrad in Prozent ausgedrückt. Das Gesamtergebnis setzt sich aus der Addierung der Ergebnisse nach Gewichtung der vier Handlungsfelder zusammen.
Gewichtung der Handlungsfelder
Die vier Handlungsfelder werden mit folgender Gewichtung berücksichtigt:
Die vier Handlungsfelder werden mit folgender Gewichtung berücksichtigt:
| Unternehmensführung: | 30 % |
| Lieferkettenmanagement: | 30 % |
| Umweltmanagement: | 20 % |
| Mitarbeiterverantwortung: | 20 % |
