03655 Auditbericht ISO 14001:2015
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In diesem Beitrag geht es um Auditberichte: Wie sehen sie aus, wofür sind sie gut und vor allem – wie kann ein Unternehmen sie für sich nutzen? Der Beitrag enthält ein Muster eines Erstzertifizierungsauditberichts nach ISO 14001:2015 in zwei Stufen. Der Auditbericht zum Audit Stufe 2 kann auch für jedes andere Folgeaudit verwendet werden und stellt daher einen Universalbericht nach ISO 14001:2015 dar. Arbeitshilfen: von: |
1 Einführung
Auditbericht – Instrument für Analyse und Bewertung
Der Auditbericht ist ein vielfach unterschätztes Instrument der Sachstandsanalyse sowie der perspektivischen Bewertung. Sowohl für interne Audits wie für solche der beauftragten Zertifizierorganisation stellt er neben den Auditnotizen (z. B. Fragelisten oder sonstigen Auditaufzeichnungen) und Abweichungsberichten den zentralen Nachweis zur Zustandserfassung des Managementsystems dar. Während Abweichungsberichte der unmittelbaren Veranlassung und Verfolgung von Maßnahmen in Abstimmung mit den Verantwortlichen dienen, soll der Auditbericht, je nach Gliederung und Schwerpunktsetzung, auch am Audit nicht beteiligten Dritten (z. B. der Geschäftsführung) einen Überblick über wichtige Auditergebnisse, u. a. als Grundlage für eine Managementbewertung, geben.
Der Auditbericht ist ein vielfach unterschätztes Instrument der Sachstandsanalyse sowie der perspektivischen Bewertung. Sowohl für interne Audits wie für solche der beauftragten Zertifizierorganisation stellt er neben den Auditnotizen (z. B. Fragelisten oder sonstigen Auditaufzeichnungen) und Abweichungsberichten den zentralen Nachweis zur Zustandserfassung des Managementsystems dar. Während Abweichungsberichte der unmittelbaren Veranlassung und Verfolgung von Maßnahmen in Abstimmung mit den Verantwortlichen dienen, soll der Auditbericht, je nach Gliederung und Schwerpunktsetzung, auch am Audit nicht beteiligten Dritten (z. B. der Geschäftsführung) einen Überblick über wichtige Auditergebnisse, u. a. als Grundlage für eine Managementbewertung, geben.
Vorgaben in der ISO 19011
Auditberichte im Rahmen von Systemzertifizierungen richten sich nach den Vorgaben der DIN EN ISO 19011. Der Bericht beschreibt die Rahmenbedingungen des Audits und legt die Auditfeststellungen sowie Auditschlussfolgerungen dar. Näheres zu den Inhalten des Auditberichts ist in Kap. 6.6 der ISO 19011 beschrieben.
Auditberichte im Rahmen von Systemzertifizierungen richten sich nach den Vorgaben der DIN EN ISO 19011. Der Bericht beschreibt die Rahmenbedingungen des Audits und legt die Auditfeststellungen sowie Auditschlussfolgerungen dar. Näheres zu den Inhalten des Auditberichts ist in Kap. 6.6 der ISO 19011 beschrieben.
2 Auditbericht ISO 14001:2015
Die nachfolgenden Muster-Auditberichte betreffen ein Erstzertifizierungsaudit, das nach den Vorgaben der ISO 17021 in zwei Stufen zu erfolgen hat. Der Bericht zum Audit Stufe 2 kann auch für jedes andere Folgeaudit (Überwachungs-, Wiederholungsaudit) verwendet werden und stellt daher einen Universalbericht nach ISO 14001:2015 dar.[
03655_a.docx][ 03655_b.docx]
03655_a.docx][ 03655_b.docx]Die Berichte befassen sich zur besseren Veranschaulichung mit einer Muster GmbH unspezifischer Branchenzugehörigkeit. Geltungsbereich und Umweltrelevanz sind in separaten Kapiteln im Zusammenhang mit einer generellen Unternehmensbeschreibung dargestellt. Für die Beurteilung durch Dritte, z. B. die prüfende Zertifizierstelle, ist eine repräsentative Darstellung der Umweltrelevanz und der Tätigkeit des Unternehmens bzw. der auditierten Organisationseinheiten von Bedeutung, vor allem zu Beginn eines Zertifizierungsprozesses und dann fortlaufend bei wesentlichen Änderungen.
Bewertung der Normenkonformität
Die notwendige Bewertung der Normenkonformität der vorgefundenen Dokumente, Aufzeichnungen, Tätigkeiten und Prozesse erfolgt nach vorgegebenen Kategorien sowie vor allem in tabellarischer Form. Dies ist für das auditierte Unternehmen hilfreich, da die festgestellten Verbesserungspotenziale und positiven Auditergebnisse übersichtlich vermittelt werden. Hierbei ist eine nachvollziehbare Orientierung bzw. Gliederung, z. B. am Auditverlauf oder den auditierten Einheiten/Prozessen/Tätigkeiten, sinnvoll und erleichtert die Zuordnung zu den Normforderungen und etwaigen Abweichungen. Abweichungen werden in der Regel in separaten Abweichungsberichten dokumentiert.
Die notwendige Bewertung der Normenkonformität der vorgefundenen Dokumente, Aufzeichnungen, Tätigkeiten und Prozesse erfolgt nach vorgegebenen Kategorien sowie vor allem in tabellarischer Form. Dies ist für das auditierte Unternehmen hilfreich, da die festgestellten Verbesserungspotenziale und positiven Auditergebnisse übersichtlich vermittelt werden. Hierbei ist eine nachvollziehbare Orientierung bzw. Gliederung, z. B. am Auditverlauf oder den auditierten Einheiten/Prozessen/Tätigkeiten, sinnvoll und erleichtert die Zuordnung zu den Normforderungen und etwaigen Abweichungen. Abweichungen werden in der Regel in separaten Abweichungsberichten dokumentiert.
VerbundzertifizierungenI
m Falle einer Verbundzertifizierung sollten die Feststellungen von verschiedenen Standorten eines Unternehmens durch eine zusätzliche Spalte in den Tabellen differenziert werden. Die unter dem Geltungsbereich der Zertifizierung aufgeführte Liste der Standorte ist dann entsprechend zu erweitern.
m Falle einer Verbundzertifizierung sollten die Feststellungen von verschiedenen Standorten eines Unternehmens durch eine zusätzliche Spalte in den Tabellen differenziert werden. Die unter dem Geltungsbereich der Zertifizierung aufgeführte Liste der Standorte ist dann entsprechend zu erweitern.
Sollen zumindest Teile des Auditberichts, die ggf. parallel zum Auditverlauf aufgezeichnet werden (z. B. via Notebook), noch vor Beendigung des Audits dokumentiert und der auditierten Organisation zur Verfügung gestellt werden, so kann dies in Form der tabellarisch gelisteten „Hinweise zur Verbesserung” erfolgen.
Zusammenfassung der Ergebnisse
Die Auditberichte beinhalten Hinweise, die auf den Stichprobencharakter des Audits ebenso hinweisen wie auf Besonderheiten bei der Auditdurchführung und -planung. Der Annex zum Auditbericht (Stufe 2, Universalbericht) fasst die Ergebnisse der Konformitätsprüfung mit den Anforderungen der ISO 14001:2015 zusammen und gibt abschließend einen Überblick über die im Einzelnen geprüften Normforderungen.
Die Auditberichte beinhalten Hinweise, die auf den Stichprobencharakter des Audits ebenso hinweisen wie auf Besonderheiten bei der Auditdurchführung und -planung. Der Annex zum Auditbericht (Stufe 2, Universalbericht) fasst die Ergebnisse der Konformitätsprüfung mit den Anforderungen der ISO 14001:2015 zusammen und gibt abschließend einen Überblick über die im Einzelnen geprüften Normforderungen.
