03481 Lenkung einer Managementsystemdokumentation
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Das Managementsystem dokumentieren? Von den entsprechenden Normen gefordert, wird die UM- oder QM-Dokumentation in manchen Fällen eher als ein lästiges Übel empfunden. Wenn aber die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort liegen, sind sie für das Verständnis und die Umsetzung der Unternehmensprozesse wertvoll und hilfreich. Wie eine schlanke und gut gelenkte Dokumentation gelingen kann, zeigt dieser Beitrag. Arbeitshilfen: von: |
1 Einführung
Zielsetzung
Dokumentationen unterschiedlichster Managementsysteme sind der notwendige Grundstein dafür, dass die Mitarbeiter einerseits eine Orientierung dessen haben, was festgelegt und damit getan werden muss, anderseits aber auch den Nachweis erbringen, wie das Ergebnis dessen ist, was getan wurde. Daher kommt der Lenkung einer derartigen Dokumentation eine wesentliche Bedeutung zu. Es muss sichergestellt sein, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dass die Ergebnisse eine bestimmte, festgelegte Zeit vorgehalten werden können. Gleichzeitig soll eine solche Dokumentation schlank sein und trotzdem die oben genannte Zielstellung sicher erreichen. Dieser Beitrag soll Möglichkeiten zur Erfüllung dieser Forderungen aufzeigen.
Dokumentationen unterschiedlichster Managementsysteme sind der notwendige Grundstein dafür, dass die Mitarbeiter einerseits eine Orientierung dessen haben, was festgelegt und damit getan werden muss, anderseits aber auch den Nachweis erbringen, wie das Ergebnis dessen ist, was getan wurde. Daher kommt der Lenkung einer derartigen Dokumentation eine wesentliche Bedeutung zu. Es muss sichergestellt sein, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dass die Ergebnisse eine bestimmte, festgelegte Zeit vorgehalten werden können. Gleichzeitig soll eine solche Dokumentation schlank sein und trotzdem die oben genannte Zielstellung sicher erreichen. Dieser Beitrag soll Möglichkeiten zur Erfüllung dieser Forderungen aufzeigen.
Problembeschreibung
Die Forderung nach der Dokumentation eines Managementsystems ergibt sich einerseits aus den betrachteten Managementnormen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit u. a.), andererseits aber auch aus den betrieblichen Bedürfnissen. Dabei hängt sowohl der Inhalt als auch der Umfang der gesamten Managementsystemdokumentation vor allem von der Größe eines Unternehmens und dessen Organisation, der Kompliziertheit der Produkte, von Prozessen und Verfahren sowie von der Qualifikation der Beteiligten ab.
Die Forderung nach der Dokumentation eines Managementsystems ergibt sich einerseits aus den betrachteten Managementnormen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit u. a.), andererseits aber auch aus den betrieblichen Bedürfnissen. Dabei hängt sowohl der Inhalt als auch der Umfang der gesamten Managementsystemdokumentation vor allem von der Größe eines Unternehmens und dessen Organisation, der Kompliziertheit der Produkte, von Prozessen und Verfahren sowie von der Qualifikation der Beteiligten ab.
Die Dokumentation sollte dabei nicht, wie leider oft zu beobachten ist, als notwendiges Übel betrachtet werden, sondern als Chance einer möglichen Verbesserung und gleichzeitig als Wissenssicherung dienen. Denn die Reflexion der eigenen Arbeitsansätze und die Notwendigkeit, die Vorgänge schriftlich zu fixieren, zwingen zu einer gemeinsamen Sprache, zu einheitlichen Begriffen und zu gleichen Inhalten. Die schriftliche Dokumentation ist nicht mit Erstarrung gleichzusetzen. Die gemeinsame Basis bietet vielmehr die Grundlage für eine nützliche Fortentwicklung, also für den „kontinuierlichen Verbesserungsprozess”. Mit anderen Worten: Die Erstellung einer Managementsystemdokumentation ist auch eine Teamentwicklungs- und eine Organisationsentwicklungsmaßnahme.
