Für die effektive und reibungslose Organisation des betrieblichen Umweltschutzes ist ein gewisser Formalismus bei der Lenkung von Prozessbeschreibungen, Dokumenten und Aufzeichnungen notwendig. Es muss sichergestellt werden, dass umweltrelevante Informationen auf dem gültigen Stand, für die Verwendung geeignet und dort dann verfügbar sind, wo und wann sie gebraucht werden. Dabei sollte das Hauptaugenmerk allerdings immer auf der wirkungsvollen Umsetzung des Umweltmanagementsystems und nicht auf einem aufwendigen Dokumentenlenkungssystem liegen. Eine „VA dokumentierte Informationen” bietet vor diesem Hintergrund eine Möglichkeit, den Umgang mit dokumentierten Informationen präzise festzulegen.

Normforderungen
EMAS fordert bisher durch die integrierte ISO 14001:2004, dass ein Verfahren eingeführt und aufrechterhalten werden muss, um Dokumente zu lenken. Die neue ISO 14001:2015 weitet diesen Blick und fordert wesentlich allgemeiner die Lenkung aller die Wirksamkeit des UMS betreffenden Informationen. Unter Anmerkungen wird darauf hingewiesen, dass dokumentierte Informationen in jeglichem Format oder Medium vorliegen sowie aus jeglicher Quelle stammen können.