03006 Interne Umweltaudits/Umweltprüfungen vorbereiten
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Die effektive und effiziente Durchführung von internen Umweltaudits nach der Umweltmanagementnorm DIN EN ISO 14001 oder Umweltprüfungen gemäß der Europäischen Verordnung 1221/2009 (EMAS) erfordern eine strukturierte und gute Vorbereitung. Die in diesem Beitrag genannten Umsetzungstipps und -beispiele sollen dabei helfen. Arbeitshilfen: von: |
1 Definition relevanter Begriffe nach DIN EN ISO 14001:2015 [1]
Audit:
Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von Auditnachweisen
Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von Auditnachweisen
Umweltbetriebsprüfung:
Systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Umweltleistung einer Organisation, des Managementsystems und der Verfahren zum Schutz der Umwelt
Systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Umweltleistung einer Organisation, des Managementsystems und der Verfahren zum Schutz der Umwelt
Auditplan:
Zeitplan mit weiteren Beschreibungen für ein Audit
Zeitplan mit weiteren Beschreibungen für ein Audit
Auditprogramm:
Planung mehrerer Audits für einen Zeitraum von ein bis drei Jahren
Planung mehrerer Audits für einen Zeitraum von ein bis drei Jahren
Auditnachweis:
Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind
Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind
Auditkriterien:
Bezugsgrößen (Referenzen), die als Vergleich verwendet werden und anhand derer ein Vergleich mit dem Auditnachweis erfolgt
Bezugsgrößen (Referenzen), die als Vergleich verwendet werden und anhand derer ein Vergleich mit dem Auditnachweis erfolgt
UMS:
Managementsystem, das dazu dient, Umweltaspekte, bindende Verpflichtungen, Risiken und Chancen usw. zu bewerten
Managementsystem, das dazu dient, Umweltaspekte, bindende Verpflichtungen, Risiken und Chancen usw. zu bewerten
Kontext der Organisation:
Beziehung zwischen miteinander verbundenen Teilen. Umfasst die externen und internen Themen, einschließlich der Umweltzustände, die für ihren Zweck strategische, taktische und operative Bedeutung haben und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ziele des Umweltmanagementsystems zu erreichen. Das Ziel der Organisation spiegelt sich in ihrer Vision und Aufgabe wider.
Beziehung zwischen miteinander verbundenen Teilen. Umfasst die externen und internen Themen, einschließlich der Umweltzustände, die für ihren Zweck strategische, taktische und operative Bedeutung haben und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ziele des Umweltmanagementsystems zu erreichen. Das Ziel der Organisation spiegelt sich in ihrer Vision und Aufgabe wider.
Umweltaspekt:
Tätigkeit oder Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation, die in Wechselwirkung mit der Umwelt treten oder treten können. Eine Unterscheidung in bedeutende, direkte und indirekte Aspekte ist sinnvoll.
Tätigkeit oder Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation, die in Wechselwirkung mit der Umwelt treten oder treten können. Eine Unterscheidung in bedeutende, direkte und indirekte Aspekte ist sinnvoll.
Bindende Verpflichtung:
Rechtliche und weitere Verpflichtungen, die eine Organisation erfüllen muss
Rechtliche und weitere Verpflichtungen, die eine Organisation erfüllen muss
Umweltleistung:
Ergebnis des Managements der Organisation hinsichtlich ihrer Umweltaspekte
Ergebnis des Managements der Organisation hinsichtlich ihrer Umweltaspekte
Dokumentierte Information:
Informationen, die von einer Organisation gelenkt werden müssen, und das Medium, auf dem sie enthalten sind
Informationen, die von einer Organisation gelenkt werden müssen, und das Medium, auf dem sie enthalten sind
2 Planung des Audits/der Überprüfung
Was fordert die Umweltmanagementnorm DIN EN ISO 14001?
Die Organisation muss in von ihr geplanten Zeitabständen interne Audits durchführen, damit sie Informationen darüber erhält, ob das Managementsystem die Vorgaben der DIN EN ISO 14001 und die eigenen Anforderungen erfüllt.
Auditprogramm
Hierzu muss die Organisation ein internes Auditprogramm aufstellen und umsetzen. Für die jeweiligen Audits muss ein Bericht erstellt werden, damit z. B. auch Dritte, die nicht am Audit beteiligt waren, über die Ergebnisse informiert werden können. Weiterhin sollen aus dem Auditprogramm die
Hierzu muss die Organisation ein internes Auditprogramm aufstellen und umsetzen. Für die jeweiligen Audits muss ein Bericht erstellt werden, damit z. B. auch Dritte, die nicht am Audit beteiligt waren, über die Ergebnisse informiert werden können. Weiterhin sollen aus dem Auditprogramm die
| • | Häufigkeit, |
| • | Auditmethoden, |
| • | Verantwortlichkeiten (Leadauditor, Auditor, Betreuer etc.) und die |
| • | Anforderungen an die Planung |
hervorgehen.
Relevante Vorgaben, wie z. B. die Umweltaspekte, die Prozesse, organisatorische Änderungen oder Ergebnisse früherer Audits müssen bei der Erstellung des Auditprogramms berücksichtigt werden.
Das Auditprogramm eignet sich auch sehr gut zur Ressourcenabschätzung, d. h., welche Kosten fallen z. B. für Equipment, Reisen, Übernachtungen oder für externe Unterstützung an.
Freigabe durch Geschäftsführung
Das Auditprogramm sollte, auch wegen der benötigten internen und externen Ressourcen, von der Geschäftsführung freigegeben werden.
Das Auditprogramm sollte, auch wegen der benötigten internen und externen Ressourcen, von der Geschäftsführung freigegeben werden.
Das Auditprogramm sollte folgende Informationen liefern bzw. folgende Kriterien erfüllen:
| a) | die Auditkriterien und den Umfang für jedes einzelne Audit, |
| b) | Objektivität der Auditoren (Lead- und Co-Auditoren), |
| c) | Erstellung der Auditberichte und Weiterleitung an die oberste Leitung. |
Bei geschickter Gestaltung des Auditprogramms dient dies auch als dokumentierter Nachweis der Umsetzung und der Ergebnisse der einzelnen Audits.
Bestimmung der relevanten Themen
Um diese Anforderungen an das interne Audit zu erfüllen, muss zunächst eine Analyse durchgeführt werden, was für das Umweltmanagementsystem relevant ist. Das heißt, folgende Punkte müssen bewertet werden:
Um diese Anforderungen an das interne Audit zu erfüllen, muss zunächst eine Analyse durchgeführt werden, was für das Umweltmanagementsystem relevant ist. Das heißt, folgende Punkte müssen bewertet werden:
| • | Externe und interne Themen (Normkapitel 4.1) |
| • | Interessierte Parteien (Normkapitel 4.2) |
| • | Relevante Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien (Normkapitel 4.2) |
| • | Bindende Verpflichtungen (Normkapitel 4.2 und 6.1.3) |
| • | Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems (Normkapitel 4.3) |
| • | Risiken und Chancen (Normkapitel 6.1.1) |
| • | Umweltaspekte (Normkapitel 6.1.2) |
Hieraus lassen sich z. B. die relevanten Bereiche, Prozesse, Aspekte, Ziele, Organisationen, Qualifikationen, benötigten Zeiten (vor Ort, Reisen, Wege, Berichterstellung etc.) ableiten.
Auditprogramm
Ein Auditprogramm bietet sich immer an, wenn z. B. mehrere Audits in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt werden.
Ein Auditprogramm bietet sich immer an, wenn z. B. mehrere Audits in einem bestimmten Zeitraum durchgeführt werden.
Mehrere Audits kann bedeuten:
| • | unterschiedliche Managementsysteme (DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001, DIN EN ISO 50001 usw.), |
| • | externe und interne Audits, |
| • | Kunden-, Lieferanten-, Versicherungsaudits etc., |
| • | zeitliche Abfolge der Audits (Managementsystemaudit komplett innerhalb von x Tagen oder verteilt pro Normkapitel oder Abteilung/Bereich über das gesamte Jahr oder mehrere Jahre). |
Gründe für ein Auditprogramm
Das Auditprogramm bietet sich z. B. aus folgenden Gründen an:
Das Auditprogramm bietet sich z. B. aus folgenden Gründen an:
| • | Budgetplanung, |
| • | Auditoren-Ressourcenplanung, |
| • | Überschneidungen zu anderen Managementsystemaudits werden verhindert, |
| • | Visualisierung der Audittätigkeiten: Planung, Durchführung, Dokumentation. |
Aus dem Auditprogramm werden dann die einzelnen Auditpläne, Auditteams und Vorlagen für die jeweiligen einzelnen Audits erstellt.
3 Durchführung des Audits
Grundlage für den Auditplan ist die oben beschriebene Bewertung der relevanten Punkte für das Umweltmanagementsystem. Mithilfe von Checklisten können die jeweiligen Verantwortlichen der Bereiche/Prozesse auditiert und die benötigen Nachweise dokumentiert werden.
Folgenden Checklisten und Übersichten eignen sich für die Auditdurchführung gut:
| • | Dokumentenchecklisten |
| • | Interviewchecklisten der Teilnehmer |
| • | Frage-Checklisten der jeweiligen Normelemente für die entsprechenden Beriech/Prozesse |
| • | Übersichtschecklisten für positive Punkte, Empfehlungen, Hinweise, Abweichungen |
| • | Werkübersichten der Anlagen und Prozesse |
| • | Übersichten der Umweltaspekte, Genehmigungen, Erlaubnisbescheide usw. |
In der diesem Artikel beigefügten Arbeitshilfe finden Sie Beispiele für ein Auditprogramm, einen Auditplan, eine Frage-Checkliste, eine Checkliste der Interviewpartner und eine Liste der eingesehenen Dokumente.[
03006.xlsx]
03006.xlsx]Auditprinzipien
Das Audit wird nach folgenden Prinzipien durchgeführt, die die DIN EN ISO 19011 fordert:
Das Audit wird nach folgenden Prinzipien durchgeführt, die die DIN EN ISO 19011 fordert:
| 1 | Integrität: die Grundlage des Berufsbilds |
| 2 | Sachliche Darstellung: die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten |
| 3 | Angemessene berufliche Sorgfalt: Anwendung von Sorgfalt und Urteilsvermögen beim Auditieren |
| 4 | Vertraulichkeit: Sicherheit von Informationen |
| 5 | Unabhängigkeit: die Grundlage für die Unparteilichkeit des Audits sowie für die Objektivität der Auditschlussfolgerungen |
| 6 | Vorgehensweise, die auf Nachweisen beruht: die rationelle Methode, um zu zuverlässigen und nachvollziehbaren Auditschlussfolgerungen in einem systematischen Auditprozess zu gelangen |
Einführungsbesprechung
Das Audit startet mit der Einführungsbesprechung. Danach sollte die Geschäfts-/Werkleitung folgen, um einen „roten Faden” für das weitere Audit zu definieren. Die weitere Reihenfolge hängt von der Bedeutung für das Umweltmanagementsystem, der Verfügbarkeit der Abteilungen und von den Ressourcen der Auditoren und/oder des Auditteams ab.
Das Audit startet mit der Einführungsbesprechung. Danach sollte die Geschäfts-/Werkleitung folgen, um einen „roten Faden” für das weitere Audit zu definieren. Die weitere Reihenfolge hängt von der Bedeutung für das Umweltmanagementsystem, der Verfügbarkeit der Abteilungen und von den Ressourcen der Auditoren und/oder des Auditteams ab.
Eine weitere mögliche Reihenfolge:
| • | Umweltmanagementsystemabteilung, |
| • | Personalabteilung (inkl. Personalentwicklung), |
| • | andere Officebereiche, wie das Controlling, die Informatik, Einkauf etc., |
| • | Produktion, |
| • | Instandhaltung, |
| • | Logistik usw. |
Je nach Bedeutung der Umweltaspekte auditiert man in den jeweiligen Abteilungen z. B. die betreffenden Anlagen, Bereiche und Dokumente.
Abschlussbesprechung
Die Abschlussbesprechung beendet die Auditdurchführung. Wenn man es schafft, am Ende dieser Besprechung den „akzeptierten” Auditbericht zu übergeben, war die Zeit- und Ressourcenplanung perfekt!
Die Abschlussbesprechung beendet die Auditdurchführung. Wenn man es schafft, am Ende dieser Besprechung den „akzeptierten” Auditbericht zu übergeben, war die Zeit- und Ressourcenplanung perfekt!
4 Auditdokumentation und Folgemaßnahmen
Ein vorgefertigter Blanko-Auditbericht auf Grundlage der Norm, der Informationen über das Unternehmen und der Eckdaten aus dem Auditplan erleichtert die Auditberichterstellung wesentlich. Weiterhin eignen sich für den Auditbericht die im Audit benötigten Checklisten und Übersichten sehr gut.
Verbesserungsmaßnahmen
Geeignete Verbesserungsmaßnahmen sollten vorgeschlagen oder abgestimmt und eingeleitet werden. Im Falle einer Fotodokumentation ist ggf. eine „Vorher-Nachher”-Gegenüberstellung ein gutes Instrument, um Erfolge sichtbar zu machen. Dies erhöht meist die Motivation bei den Beteiligten und schärft gleichzeitig den Blick für zukünftige Begehungen.
Geeignete Verbesserungsmaßnahmen sollten vorgeschlagen oder abgestimmt und eingeleitet werden. Im Falle einer Fotodokumentation ist ggf. eine „Vorher-Nachher”-Gegenüberstellung ein gutes Instrument, um Erfolge sichtbar zu machen. Dies erhöht meist die Motivation bei den Beteiligten und schärft gleichzeitig den Blick für zukünftige Begehungen.
