03481 Lenkung einer Managementsystemdokumentation
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Das Managementsystem dokumentieren? Von den entsprechenden Normen gefordert, wird die UM- oder QM-Dokumentation in manchen Fällen eher als ein lästiges Übel empfunden. Wenn aber die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort liegen, sind sie für das Verständnis und die Umsetzung der Unternehmensprozesse wertvoll und hilfreich. Wie eine schlanke und gut gelenkte Dokumentation gelingen kann, zeigt dieser Beitrag. Arbeitshilfen: von: |
1 Einführung
Zielsetzung
Dokumentationen unterschiedlichster Managementsysteme sind der notwendige Grundstein dafür, dass die Mitarbeiter einerseits eine Orientierung dessen haben, was festgelegt und damit getan werden muss, anderseits aber auch den Nachweis erbringen, wie das Ergebnis dessen ist, was getan wurde. Daher kommt der Lenkung einer derartigen Dokumentation eine wesentliche Bedeutung zu. Es muss sichergestellt sein, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dass die Ergebnisse eine bestimmte, festgelegte Zeit vorgehalten werden können. Gleichzeitig soll eine solche Dokumentation schlank sein und trotzdem die oben genannte Zielstellung sicher erreichen. Dieser Beitrag soll Möglichkeiten zur Erfüllung dieser Forderungen aufzeigen.
Dokumentationen unterschiedlichster Managementsysteme sind der notwendige Grundstein dafür, dass die Mitarbeiter einerseits eine Orientierung dessen haben, was festgelegt und damit getan werden muss, anderseits aber auch den Nachweis erbringen, wie das Ergebnis dessen ist, was getan wurde. Daher kommt der Lenkung einer derartigen Dokumentation eine wesentliche Bedeutung zu. Es muss sichergestellt sein, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dass die Ergebnisse eine bestimmte, festgelegte Zeit vorgehalten werden können. Gleichzeitig soll eine solche Dokumentation schlank sein und trotzdem die oben genannte Zielstellung sicher erreichen. Dieser Beitrag soll Möglichkeiten zur Erfüllung dieser Forderungen aufzeigen.
Problembeschreibung
Die Forderung nach der Dokumentation eines Managementsystems ergibt sich einerseits aus den betrachteten Managementnormen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit u. a.), andererseits aber auch aus den betrieblichen Bedürfnissen. Dabei hängt sowohl der Inhalt als auch der Umfang der gesamten Managementsystemdokumentation vor allem von der Größe eines Unternehmens und dessen Organisation, der Kompliziertheit der Produkte, von Prozessen und Verfahren sowie von der Qualifikation der Beteiligten ab.
Die Forderung nach der Dokumentation eines Managementsystems ergibt sich einerseits aus den betrachteten Managementnormen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit u. a.), andererseits aber auch aus den betrieblichen Bedürfnissen. Dabei hängt sowohl der Inhalt als auch der Umfang der gesamten Managementsystemdokumentation vor allem von der Größe eines Unternehmens und dessen Organisation, der Kompliziertheit der Produkte, von Prozessen und Verfahren sowie von der Qualifikation der Beteiligten ab.
Die Dokumentation sollte dabei nicht, wie leider oft zu beobachten ist, als notwendiges Übel betrachtet werden, sondern als Chance einer möglichen Verbesserung und gleichzeitig als Wissenssicherung dienen. Denn die Reflexion der eigenen Arbeitsansätze und die Notwendigkeit, die Vorgänge schriftlich zu fixieren, zwingen zu einer gemeinsamen Sprache, zu einheitlichen Begriffen und zu gleichen Inhalten. Die schriftliche Dokumentation ist nicht mit Erstarrung gleichzusetzen. Die gemeinsame Basis bietet vielmehr die Grundlage für eine nützliche Fortentwicklung, also für den „kontinuierlichen Verbesserungsprozess”. Mit anderen Worten: Die Erstellung einer Managementsystemdokumentation ist auch eine Teamentwicklungs- und eine Organisationsentwicklungsmaßnahme.
2 Anforderungen an die Dokumentation von Managementsystemen
Lösungsweg
Mitarbeiter, Kunden, Behörden sowie die Öffentlichkeit stellen zunehmend höhere Ansprüche an die Transparenz und Dokumentation betrieblicher Abläufe. Das gilt für die Festlegungen zur Erreichung der Produktqualität ebenso wie für das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen, z. B. zum Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die Dokumentation eines Managementsystems ist somit von größter Bedeutung für die Unternehmen. Daher werden sowohl von den unterschiedlichen Normen (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz u. a.) als auch unternehmensintern Anforderungen an die Dokumentation gestellt.
Mitarbeiter, Kunden, Behörden sowie die Öffentlichkeit stellen zunehmend höhere Ansprüche an die Transparenz und Dokumentation betrieblicher Abläufe. Das gilt für die Festlegungen zur Erreichung der Produktqualität ebenso wie für das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen, z. B. zum Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die Dokumentation eines Managementsystems ist somit von größter Bedeutung für die Unternehmen. Daher werden sowohl von den unterschiedlichen Normen (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz u. a.) als auch unternehmensintern Anforderungen an die Dokumentation gestellt.
2.1 Anforderungen der Norm an die Dokumentation
Die jeweils gängigen Normen für Managementsysteme (Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz) stellen alle recht gleichlautende Forderungen bezüglich der Dokumentation und deren Lenkung an das Managementsystem. Demgemäß ist im Unternehmen eine Dokumentation, die die Politik mit ihren Zielen und dokumentierten Prozessen in Form von Prozessbeschreibungen (die von den Normen gefordert und zusätzlich vom Unternehmen als erforderlich erachtet werden) beinhaltet, einschließlich der erforderlichen und zutreffenden Aufzeichnungen, festzulegen. Ein Qualitätsmanagementhandbuch, wie noch von der Vorgängernorm für Qualitätsmanagementsysteme (DIN EN ISO 9001:2008) gefordert, ist nach der revidierten 2015er-Fassung nun nicht mehr erforderlich, was allerdings auch nicht mit dem „Über-Bord-Werfen” der bestehenden Dokumentation gleichzusetzen ist. Weder die Umweltmanagementnorm DIN EN ISO 14001:2015 noch die Spezifikation für Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagementsysteme, die OHSAS 18001 fordern ein Handbuch.
Lenkung der „Dokumentierten Information”
Zur Lenkung von dokumentierten Informationen, wie es nun begrifflich in den revidierten Managementsystemnormen heißt, gehören neben der Erstellung die Festlegungen zu den Schritten „Genehmigung und Freigabe”, „Bewertung”, „Überarbeitung”, „Verfügbarkeit”, „Identifikation” und „Handhabung”.
Zur Lenkung von dokumentierten Informationen, wie es nun begrifflich in den revidierten Managementsystemnormen heißt, gehören neben der Erstellung die Festlegungen zu den Schritten „Genehmigung und Freigabe”, „Bewertung”, „Überarbeitung”, „Verfügbarkeit”, „Identifikation” und „Handhabung”.
Begriff „Dokumentierte Information”
Zur Begriffsbestimmung „Dokumentierte Information” heißt es nun einheitlich in den Normen unter Kapitel 3 (direkt aufgeführt oder teilweise unter Bezugnahme auf die ISO 9000:2015): Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist.
Zur Begriffsbestimmung „Dokumentierte Information” heißt es nun einheitlich in den Normen unter Kapitel 3 (direkt aufgeführt oder teilweise unter Bezugnahme auf die ISO 9000:2015): Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist.
Letztlich sind damit also die aus der Vergangenheit bekannten Begriffe „Dokumente und Aufzeichnungen” gemeint, die nun einheitlich unter dem Obergriff „Dokumentierte Information” zusammengefasst wurden.
Gab es in den älteren Normenausgaben noch unterschiedliche Kapitel (z. B. in der DIN EN ISO 9001:2008 die Kapitel 4.2.3 „Lenkung von Dokumenten” und Kapitel 4.2.4 „Lenkung von Aufzeichnungen”), in denen die Anforderungen an die Lenkung von Dokumenten bzw. Aufzeichnungen definiert waren, so sind diese Anforderungen nun in den neuen, nach der sogenannten High-Level-Structure gegliederten Normen gleichermaßen im Kapitel 7.5 „Dokumentierte Information” wiederzufinden.
Aufzeichnungen
Aufzeichnungen dienen dem Nachweis der Konformität und der Rückverfolgbarkeit für die Erfüllung der gestellten Anforderungen sowie zum Nachweis der Funktion und Wirksamkeit des Managementsystems.
Aufzeichnungen dienen dem Nachweis der Konformität und der Rückverfolgbarkeit für die Erfüllung der gestellten Anforderungen sowie zum Nachweis der Funktion und Wirksamkeit des Managementsystems.
Da an vielen Stellen der unterschiedlichen Managementsystemnormen Forderungen nach dokumentierten Informationen bzgl. Nachweisdokumente (also die früheren Aufzeichnungen) erhoben werden, kann es unter Umständen sinnvoll sein, sich über eine Konformitätsmatrix bezüglich der geforderten dokumentierten Informationen Klarheit zu verschaffen.[
03481_a.docx]
03481_a.docx]Ein Musterformular für die geforderten Aufzeichnungen gemäß DIN EN ISO 9001:2015 sowie DIN EN ISO 14001:2015 finden Sie in den Arbeitshilfen 03481_a.docx und 03481_b.docx.[ 03481_b.docx]
03481_b.docx]Zur Verdeutlichung des „Dokumentenbegriffs” sollen an dieser Stelle die folgenden Erläuterungen helfen.
Vorgabe- und Nachweisdokumente
Grundsätzlich lassen sich die hier angesprochenen dokumentierten Informationen also in „Vorgabedokumente” und „Nachweisdokumente” einteilen. Die Einteilung ist in der Abb. 1 dargestellt und enthält darüber hinaus die jeweiligen Merkmale und entsprechend zugeordnete Beispiele.
Grundsätzlich lassen sich die hier angesprochenen dokumentierten Informationen also in „Vorgabedokumente” und „Nachweisdokumente” einteilen. Die Einteilung ist in der Abb. 1 dargestellt und enthält darüber hinaus die jeweiligen Merkmale und entsprechend zugeordnete Beispiele.
Nicht die Menge macht's
„Nicht die Menge macht's”, sondern Angemessenheit, Funktionalität und Kontinuität schaffen Transparenz und Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Führungskräften. Mit Augenmaß sind Umfang und Tiefe der Dokumentation festzulegen, um sie schlank und übersichtlich zu gestalten. Die Dokumentation soll den Handlungsrahmen unter Beachtung der Fähigkeiten der Mitarbeiter darlegen und nicht ausufernd oder gar schikanierend auf die Mitarbeiter wirken („kein Papiertiger”). Die heutigen modernen Managementsystemnormen weisen allesamt auf diese Handlungsweise hin.
„Nicht die Menge macht's”, sondern Angemessenheit, Funktionalität und Kontinuität schaffen Transparenz und Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Führungskräften. Mit Augenmaß sind Umfang und Tiefe der Dokumentation festzulegen, um sie schlank und übersichtlich zu gestalten. Die Dokumentation soll den Handlungsrahmen unter Beachtung der Fähigkeiten der Mitarbeiter darlegen und nicht ausufernd oder gar schikanierend auf die Mitarbeiter wirken („kein Papiertiger”). Die heutigen modernen Managementsystemnormen weisen allesamt auf diese Handlungsweise hin.
Medium der Dokumentation
Das Medium der Dokumentation ist frei wählbar. Deshalb ist es zweckmäßig, zur Lenkung von dokumentierten Informationen die heutigen Möglichkeiten der EDV (DV-Netzwerk im Unternehmen, Intranet etc.) zur Pflege und Bereitstellung der Managementsystemdokumentation zu nutzen. Welches Medium letztendlich genutzt wird, muss jeder für sich entscheiden. Die Entscheidung sollte aber in jedem Fall an der gelebten „Unternehmenspraxis”, der Komplexität der Managementsystemdokumentation und den Fähigkeiten des Personals ausgerichtet sein.
Das Medium der Dokumentation ist frei wählbar. Deshalb ist es zweckmäßig, zur Lenkung von dokumentierten Informationen die heutigen Möglichkeiten der EDV (DV-Netzwerk im Unternehmen, Intranet etc.) zur Pflege und Bereitstellung der Managementsystemdokumentation zu nutzen. Welches Medium letztendlich genutzt wird, muss jeder für sich entscheiden. Die Entscheidung sollte aber in jedem Fall an der gelebten „Unternehmenspraxis”, der Komplexität der Managementsystemdokumentation und den Fähigkeiten des Personals ausgerichtet sein.
2.2 Unternehmensspezifische Anforderungen an die Dokumentation
Managementsysteme müssen speziell auf die betrieblichen Abläufe, die Struktur, die Unternehmenskultur, aber auch auf die Ressourcen des Unternehmens zugeschnitten werden. Sowohl Inhalt als auch Umfang hängen somit in starkem Maße unter anderem von der Größe eines Unternehmens und dessen Organisation, der Kompliziertheit der Produkte oder Dienstleistungen und der Qualifikation der Beteiligten ab.
