06404 Hürden und Lösungsansätze für die Digitalisierung Ihres UM-Systems
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Im Zusammenhang mit QM-, UM- oder integrierten Management-Systemen ist das Thema der Digitalisierung nicht neu. Seit vielen Jahren unterstützen CAQ-Systeme Unternehmen bei der Bewältigung konkreter Aufgaben (z. B. für Prüfmittelverwaltung, FMEA-Risikoanalyse, Produktionslenkungspläne, Anforderungsverwaltung ...). Auch die Kommunikation mit Kunden erfolgt oft über Web-Portale zum Austausch von Informationen und Dokumenten. Forciert durch die Coronapandemie haben Videokonferenztools den Arbeitsalltag erobert.
In diesem Beitrag wird jene Disziplin betrachtet, die als „QM-Handbuch” oder „schriftlicher Teil des QM-Systems” bezeichnet wird. Auch wenn die ISO 9001 oder die ISO 14001 kein Handbuch fordern, müssen Informationen und Dokumente weiterhin verwaltet werden. Office 365 mit den Programmen Teams und SharePoint bietet reizvolle Möglichkeiten zur Neugestaltung Ihres Systems und insbesondere zur digitalen Zusammenarbeit (Kollaboration).
Es ist erstaunlich, an welchen Hindernissen diese digitalen Lösungen scheitern können. Dieser Beitrag möchte für diese Tücken sensibilisieren und gleichzeitig ermutigende Impulse liefern. von: |
1 Wir machen doch schon digital
Breit gefächertes Angebot
Es existieren zahlreiche digitale Lösungen für QM- und QS-Themen. Das Angebot ist genauso breit gefächert wie die Themenvielfalt im Kontext von Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung.
Es existieren zahlreiche digitale Lösungen für QM- und QS-Themen. Das Angebot ist genauso breit gefächert wie die Themenvielfalt im Kontext von Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung.
Viele dieser Anwendungen sind Insellösungen für einzelnen Aufgaben, zum Beispiel einfache Datenbanken zur Verwaltung von Prüfmitteln. Andere Systeme unterstützen Mitarbeitende bei der Konfektionierung, indem die passende Packliste oder Anweisung auf einem Monitor über dem Arbeitsplatz oder in einer VR-Brille erscheint, nachdem die aktuell zu packende Vorgangsnummer per RFID-Chip erkannt oder via QR-Code eingescannt wurde.
Auch die Betriebsdatenerfassung (BDE) oder ERP-Systeme können wertvolle Erkenntnisse in Form von Kennzahlen für QM-Systeme liefern.
Klassische Themen werden nicht beherrscht
Es ist immer wieder erstaunlich, dass viele dieser Systeme klassische Themen wie Termintreue, Durchlaufzeiten, Umschlaghäufigkeiten oder einfache Lieferantenbewertungen nicht als Standard beherrschen.
Es ist immer wieder erstaunlich, dass viele dieser Systeme klassische Themen wie Termintreue, Durchlaufzeiten, Umschlaghäufigkeiten oder einfache Lieferantenbewertungen nicht als Standard beherrschen.
Komplexere Ansätze verbinden Einzeldisziplinen zu einer Gesamtlösung. In der Automobilindustrie findet man zum Beispiel Lösungen, um aus der Risikoanalyse der Prozesse (P-FMEA) Produktionslenkungspläne (PLP) zu erstellen, aus denen wiederum Prüfanweisungen exportiert werden können oder sogar direkt vor Ort im Zugriff sind.
Hochautomatisierte Unternehmen nutzen Ansätze von Industrie 4.0, bei denen z. B. durch Messergebnisse an einer Prüfstation die Prozessparameter vorgelagerter Arbeitsschritte automatisch optimiert werden.
Allen zuvor genannten Beispielen ist gemein, dass sie sehr nah an den Kernprozessen liegen und der Mehrwert schnell offensichtlich wird. Softwareanbieter, Hardwarehersteller, Dienstleistende und treibende Mitarbeitende können die Verantwortlichen relativ schnell von dem Nutzen überzeugen und erhalten die erforderlichen Ressourcen.
Verlinkte Excelliste
Im Bereich der Verwaltung des „QM-Systems” sieht es oftmals völlig anders aus. Manche QM-Beauftragte sind schon glücklich und zufrieden, wenn sie in einer Excelliste ein Inhaltsverzeichnis erstellen und auf mitgeltende Unterlagen verlinken. Das ist zwar auch „digital”, aber ... na ja. Bei solchen „Lösungen” fehlt nicht nur die hilfreiche Automatisierung. Nervige Windows-Meldungen bremsen User/-innen aus, wenn diese ein Dokument öffnen wollen, das bereits von einer anderen Person geöffnet ist.
Im Bereich der Verwaltung des „QM-Systems” sieht es oftmals völlig anders aus. Manche QM-Beauftragte sind schon glücklich und zufrieden, wenn sie in einer Excelliste ein Inhaltsverzeichnis erstellen und auf mitgeltende Unterlagen verlinken. Das ist zwar auch „digital”, aber ... na ja. Bei solchen „Lösungen” fehlt nicht nur die hilfreiche Automatisierung. Nervige Windows-Meldungen bremsen User/-innen aus, wenn diese ein Dokument öffnen wollen, das bereits von einer anderen Person geöffnet ist.
Zudem müssen User/-innen wissen, dass Links aus Word nur in Kombination von Steuerungstaste (Strg) und linker Maustaste geöffnet werden.
Nicht zeitgemäße Lösung
Bei meinen ersten Beratungsprojekten Ende der 1990er-Jahre habe auch ich bei meinen Kunden Inhaltsverzeichnisse in Excel erstellt und zugehörige Dokumente verlinkt. Das ist ja nicht grundsätzlich falsch, jedoch nicht mehr zeitgemäß. Mitarbeitende, die das System anwenden sollen, wird man heute nicht mehr für solche Lösungen begeistern können.
Bei meinen ersten Beratungsprojekten Ende der 1990er-Jahre habe auch ich bei meinen Kunden Inhaltsverzeichnisse in Excel erstellt und zugehörige Dokumente verlinkt. Das ist ja nicht grundsätzlich falsch, jedoch nicht mehr zeitgemäß. Mitarbeitende, die das System anwenden sollen, wird man heute nicht mehr für solche Lösungen begeistern können.
In diesem Beitrag nehme ich Sie mit auf meine Reise durch die verschiedenen Lösungsversuche für die Dokumentation von integrierten Managementsystemen. Dabei lernen Sie jene Stolpersteine kennen, über die ich bereits gestolpert bin, um Ihnen im Idealfall Ihren Weg zu einem wirkungsvollen Managementsystem zu erleichtern. Sollten Sie bereits ein gut funktionierendes System haben, finden Sie eventuell Impulse zur Verbesserung oder eine wohltuende Selbstbestätigung.
